成都,德陽,ISO9001認證,ISO9001認證公司,內(nèi)部審核在ISO9001質(zhì)量管理體系中的作用
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內(nèi)部審核工作是質(zhì)量管理體系正常運行的重要環(huán)節(jié),是有效開展工作的必要內(nèi)容,是確保工作有效性的必然要求。正確認識和深入理解內(nèi)部審核工作在質(zhì)量管理體系中的目的和意義,將有助于內(nèi)部審核的順利實施,充分發(fā)揮其在質(zhì)量管理體系中的監(jiān)督促進作用。
1、內(nèi)部審核的目的和作用
1.1 內(nèi)部審核的定義:內(nèi)部審核是由質(zhì)量負責人根據(jù)預(yù)定的日程和內(nèi)部評審程序負責策劃和組織,內(nèi)審員負責實施,周期地對組織的活動進行全面的內(nèi)部審核,以驗證組織的各項運作是否持續(xù)符合質(zhì)量體系和準則的要求。
1.2 內(nèi)部審核的目的:內(nèi)部審核是為了確保質(zhì)量體系和技術(shù)動作的有效性和符合性,及時采取糾正或預(yù)防措施,以實現(xiàn)管理體系的持續(xù)改進。
1.3 內(nèi)部審核的作用:質(zhì)量體系的運行需要持續(xù)地進行監(jiān)控,才能發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,這種連續(xù)監(jiān)控主要是通過內(nèi)部審核進行的,對質(zhì)量體系的保持和改進起著參謀作用。
1.3.1 評價防止不符合項的發(fā)生:通過定期監(jiān)督檢查質(zhì)量體系工作的開展情況,發(fā)現(xiàn)并解決“執(zhí)行”與“程序文件”的有效性和符合性問題,從而保障質(zhì)量體系工作正常有序的進行和運轉(zhuǎn)。對管理者的決策、質(zhì)量方針和目標、組織自身的規(guī)定、合同的要求等方面進行檢查和審核,評價其有效性和效率;驗證組織自身的質(zhì)量管理體系是否持續(xù)有效的實施和保持;
依據(jù)質(zhì)量管理體系的要求和標準,對組織一系列的活動和過程進行檢查,評價組織自身的質(zhì)量管理體系是否符合質(zhì)量方針、程序和管理體系及相應(yīng)法規(guī)的要求。
1.3.2滿足客戶要求和符合法律要求的能力:通過內(nèi)部審核檢查質(zhì)量體系工作中的漏洞,為進一步完善質(zhì)量管理體系提供可靠依據(jù),及早發(fā)現(xiàn)問題,及時采取措施,構(gòu)成一定的反饋系統(tǒng),促進質(zhì)量提高、顧客持續(xù)滿意、滿足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進。
1.3.3 提供客觀公正的證據(jù):內(nèi)部審核作為一種重要的管理手段,能及時發(fā)現(xiàn)問題,采取糾正和預(yù)防措施,為持續(xù)改進提供信息,使質(zhì)量管理體系的有效進行。
1.4 內(nèi)部審核的原則:內(nèi)部審核是有計劃、有步驟的正規(guī)活動,有程序可循,為確保內(nèi)部審核的有效性和效率,應(yīng)堅持審核的客觀性、獨立性和系統(tǒng)方法三個核心原則。
1.4.1 審核的客觀性:即內(nèi)部審核所獲得的審核證據(jù)必須是與審核準則有關(guān)的,并且能夠證實的記錄、事實陳述或其它信息;審核應(yīng)對收集到的證據(jù)根據(jù)審核準則進行客觀評價,以形成審核發(fā)現(xiàn),審核發(fā)現(xiàn)可以是符合項,也可以是不符合項,它包括審核證據(jù)、審核準則和比較評價三個要素;
1.4.2 審核的獨立性:內(nèi)部審核是被授權(quán)的活動,授權(quán)可來自管理者的決策、實驗室的規(guī)定、合同的要求、審核委托方以及法律法規(guī)的要求等;內(nèi)審員應(yīng)具有開展相應(yīng)內(nèi)審工作的能力,且是與受審核活動無直接責任的人員,在整個內(nèi)審過程中應(yīng)保持公正、避免利益沖突,審核組成員應(yīng)遵守職業(yè)規(guī)范,如辦事準則、保密意識、其他素養(yǎng)等,堅持在審核準則和審核證據(jù)的基礎(chǔ)上,對被審核部門進行客觀評價,在不能證明受審方有錯或是在提不出反審核證據(jù)時,應(yīng)認為其是對的,應(yīng)判為符合。
1.4.3 審核的系統(tǒng)方法:主要表現(xiàn)在審核的系統(tǒng)性是在一定的“審核范圍”內(nèi)實現(xiàn)的,在審核前,首先應(yīng)確定審核范圍,并進行策劃,以確保其實施的有效性、一致性以及審核結(jié)論的可信性,審核應(yīng)按計劃和檢查表進行,要強調(diào)對領(lǐng)導層的審核;審核是利用已建立的方法和技巧,保證審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的可信性和充分性,因此不同的內(nèi)審員對同一對象的審核應(yīng)得出類似的結(jié)論;審核包括文件審核和現(xiàn)場審核兩個方面,在文件審核符合的情況下,才能進行現(xiàn)場審核,前者著重于其符合性、充分性、適宜性和可操作性,后者則著眼于其符合性、充分性、有效性和效率;審核包括符合性、有效性和達標性三個層次,所謂符合性是指質(zhì)量活動及有關(guān)結(jié)果是否符合準則,有效性是指審核準則是否被有效實施,達標性是指審核準則實施的結(jié)果是否達到預(yù)期的目標,只有包括了這三個層次的內(nèi)容,才能構(gòu)成一次完整的審核。
2、如何有效發(fā)揮內(nèi)部審核的作用
2.1 內(nèi)部審核工作計劃的完整性:開展內(nèi)審前,應(yīng)有一個策劃的過程,并確定審核范圍。策劃結(jié)果應(yīng)形成書面文件,主要包括審核計劃、審核組、審核用工作文件和資料(包括文件初審)、通知審核等。內(nèi)部審核計劃通常按部門或活動(過程)來編寫,檢查表應(yīng)列出被審核部門的主要過程和活動的審核內(nèi)容和審核方法。通過內(nèi)審策劃,應(yīng)做到計劃落實、責任落實、工作文件落實。審核的方式多種多樣,有訪談、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察與核對、收集證據(jù)、檢查操作、對實際活動與結(jié)果的驗證、數(shù)據(jù)的匯總和分析、業(yè)績指標、來自其它方面的報告客戶反饋和外部報告等,內(nèi)審員可依照各部門的工作性質(zhì)靈活采用。內(nèi)部審核必須包括符合性、有效性、達標性三個依次遞進的方面,才能構(gòu)成一次完整的審核。
2.2 內(nèi)部審核工作的有效性
2.2.1 內(nèi)審員良好的個人素質(zhì)是內(nèi)部審核工作順利開展的先決條件。
內(nèi)審員在內(nèi)部審核中發(fā)揮著重要作用,對質(zhì)量體系的正常運行和改進起著監(jiān)督、參謀等作用,高素質(zhì)的內(nèi)審員是成功內(nèi)審的基礎(chǔ)[4]。內(nèi)審員應(yīng)保持相對獨立性/公正性,為人正直,一般從具有一定工作實踐經(jīng)驗的人員中選擇,必須充分符合“標準”所提出的諸多條件,包括對受教育、工作經(jīng)歷、個人素質(zhì)和審核經(jīng)歷等,內(nèi)審員既要精通質(zhì)量標準,又要熟悉管理狀況,管理者要明確并非“一經(jīng)培訓,證書到手”,就可以成為一名稱職的內(nèi)審員,要“選好將”“把好關(guān)”,不能使內(nèi)部審核工作變成“走過場”“空架子”。其次,內(nèi)審員應(yīng)做到虛心誠懇,在質(zhì)量體系的有效實施方面應(yīng)具有模范帶頭作用,成為認真執(zhí)行和貫徹實施質(zhì)量體系的積極分子。在內(nèi)部審核中,內(nèi)審員必須有大局意識,增強質(zhì)量觀念,做好“四大員”,即:準備階段做好策劃員,實施階段做好評審員,收尾階段做好信息員,驗收階段做好監(jiān)督員,高素質(zhì)的內(nèi)審員不僅要及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量體系運行中的不符合或缺陷,還要挖掘質(zhì)量體系低效及潛在問題。
2.2.2 管理者的領(lǐng)導方法和方式是確保內(nèi)部審核工作質(zhì)量的關(guān)鍵。內(nèi)部審核是管理者介入質(zhì)量管理的一項重要工具,其目的是保持質(zhì)量體系正常、有效地運行。管理者工作的內(nèi)容應(yīng)具有全面性,切實做到以下幾點:
熟悉工作內(nèi)容,把握全局。
提供良好的內(nèi)部審核環(huán)境和設(shè)施。
精心挑選一支素質(zhì)合格、技術(shù)過硬的內(nèi)審員隊伍,多提供強化內(nèi)部審核員素質(zhì)的機會,提高內(nèi)部審核員隊伍的整體業(yè)務(wù)水平。
確保內(nèi)部審核報告客觀、公正、準確,對含糊的結(jié)果親自過問、審核;針對內(nèi)部審核過程中查出的漏洞制定組織糾正措施并監(jiān)督實施。
2.2.3 管理者和各個部門的認識、支持和配合是內(nèi)部審核工作的主要動力來源。
2.2.3.1 內(nèi)部審核是一種持續(xù)的內(nèi)部管理行為,沒有管理者的支持,內(nèi)部審核就難以開展,也不會取得應(yīng)有的效果。
2.2.3.2 內(nèi)部審核也是一種自覺的內(nèi)部管理行為,而不是一項被動的應(yīng)付性活動,因此,內(nèi)部審核需要各個被審核部門的理解、支持和配合。內(nèi)部審核是一項從體系現(xiàn)狀開始,以發(fā)現(xiàn)問題為先導,以解決問題為目的而進行的定期審核工作,如果沒有這一環(huán)節(jié)就無從發(fā)現(xiàn)和解決問題,同時也不能保證各項工作的可靠性和有效性,更沒有能力對質(zhì)量體系的全過程實施監(jiān)督。任何一個體系總是存在或多或少的問題,任何一個部門或一項活動都不例外,質(zhì)量改進是無止境的,因此,內(nèi)部審核是為體系而服務(wù)的,是為了持續(xù)改進,而不是為了懲罰錯誤。
3、內(nèi)部審核后續(xù)工作的完善
內(nèi)部審核的基本目的在于評價是否需要采取改進措施,內(nèi)部審核是管理體系質(zhì)量改進活動的一個重要的、正常的信息來源、依據(jù)和推動力,每次內(nèi)審之后,都應(yīng)導致質(zhì)量改進行為取得成果,這是衡量內(nèi)部審核實際效果的基本標志之一。內(nèi)部審核后續(xù)工作包括被審核部門實施對內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出的糾正措施以及內(nèi)部審核員對其實施情況的跟蹤審核和驗證工作。這兩項工作的落實直接關(guān)系到內(nèi)部審核工作的成效,是完善計量體系的重要組成部分,是提高管理工作水平的有效途徑,必須把內(nèi)部審核過程和內(nèi)部審核后的整改放在同等重要的位置,充分發(fā)揮內(nèi)部審核工作的全部功效,完善質(zhì)量管理體系。
總之,質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是組織在建立、運行體系以后必須進行的一項管理活動。內(nèi)部審核工作使質(zhì)量管理體系的運行能夠符合組織策劃的安排,能夠?qū)崿F(xiàn)組織所確定的目標,能夠保證體系有效運行、持續(xù)改進,并處于一種動態(tài)平衡狀態(tài)。只有采取這種監(jiān)督反饋措施,發(fā)揮其實際作用,才能做好工作,使整個質(zhì)量管理體系在運行過程中隨時調(diào)整不合理的地方,確保其符合性和有效性,使其在正常軌道上運行,從而構(gòu)成對質(zhì)量體系的管理,確認和情況反饋的全部閉環(huán)過程。
A、內(nèi)部審實施要求
1.制定內(nèi)審計劃、人員安排;組長:管理者代表和咨詢師,成員:2名內(nèi)審員
2.編制內(nèi)審檢查表 安排第一次內(nèi)審
3.帶領(lǐng)內(nèi)審員實習按照內(nèi)部審核實施計劃到各部門檢查體系運行的記錄和工作;
4.根據(jù)檢查情況,組長編制內(nèi)審報告
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