成都iso9001 成都iso9001認(rèn)證如何準(zhǔn)備好迎接外審 ?

成都iso9001 成都iso9001認(rèn)證如何準(zhǔn)備好迎接外審 ?

前言

本文介紹如何做好迎接外審的準(zhǔn)備工作。僅供參考。如有不對，請指正。

1 正確對待外審

1.1 每次審核都是有目的的。譬如，接受第三方審核，通過認(rèn)證，獲得證書；接受第二方（顧客）審核，希望成為他們的供方，或者其他什么目的。準(zhǔn)備工作必須圍繞這個目的進(jìn)行。

1.2 立足于建立和執(zhí)行符合要求的體系。通過認(rèn)證、獲得顧客認(rèn)可的前提是，實際上已經(jīng)建立符合標(biāo)準(zhǔn)、相應(yīng)法規(guī)條例和顧客要求的質(zhì)量管理體系，能提供顧客滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。而且，要會用客觀證據(jù)來證明有效地加以執(zhí)行。

1.3 積極展示自己能力。無論什么審核目的，迎接外審都是一次展示自己能力的機會。必須正確對待，特別要正確對待審核發(fā)現(xiàn)的不符合項。這不是好事，但可以變成好事。要從正積極配合審核方做好審核工作。順利完成審核是審核方和被審核方共同的任務(wù)。審核是為獲得審核證據(jù)并對其進(jìn)行客觀的評價，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核方希望盡快能從現(xiàn)場取得充分的證據(jù)，從而相信被審核方的質(zhì)量管理體系是符合審核準(zhǔn)則，是有效的；被審核方應(yīng)當(dāng)積極展示符合審核準(zhǔn)則的各種證據(jù)，證明自己所建立的體系符合標(biāo)準(zhǔn)要求，執(zhí)行是有效的如何做好這項工作.

2明確這次審核的目的和審核的范圍

管理者代表和負(fù)責(zé)迎接審核工作的主管人員必須事先盡量早了解、確定以下信息：

2.1 審核的目的。這次審核是認(rèn)證，還是第二方審核，或者其他什么目的。

2.2 審核的判別準(zhǔn)則。不同審核目的應(yīng)當(dāng)用不同的審核準(zhǔn)則。通常是質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、自己的手冊、程序和其他體系文件和產(chǎn)品文件，還有和顧客簽訂的合同，以及適用的各種法規(guī)條例等，都是審核的準(zhǔn)則。但是，不同審核目的，側(cè)重是不同的。譬如第二方審核比較側(cè)重于與他們產(chǎn)品有關(guān)的要求。第三方審核側(cè)重于過程和顧客的要求。

2.3審核的范圍。確定審核的地點、職能、產(chǎn)品等范圍。

2.4 審核人員數(shù)量和分組情況。

通常提前一周，會接到審核方包括以上這些方面的內(nèi)容的書面通知，可以充分準(zhǔn)備。

3 組織落實

3.1 公司層次確定陪同人員

公司要針對認(rèn)證機構(gòu)（顧客方）每個審核員各配一名陪同人員。這個（些）人應(yīng)當(dāng)熟悉準(zhǔn)則、公司機構(gòu)、分工和業(yè)務(wù)，有一定的交際和表達(dá)能力。負(fù)責(zé)公司內(nèi)部向上和與各有關(guān)職能之間的溝通。通常由有經(jīng)驗的內(nèi)審員擔(dān)任。

3.2 各個層次指定接受審核人員

根據(jù)質(zhì)量手冊矩陣圖的分工，和這次審核有關(guān)的單位、部門、小組，事先指定一個接受審核的人（通常是主管、或者部門的主要骨干配合）。如果有必要，再指定一個候補。萬一接待人由于什么原因不能接待，或者回答不上時，候補的頂上。接受審核人員的任務(wù)是展示自己所負(fù)責(zé)部門符合審核準(zhǔn)則證據(jù)，證明體系執(zhí)行有效。主要是：

3.2.1 代表單位、部門、小組，按照審核計劃，事先選擇、準(zhǔn)備好典型的證據(jù)材料，包括文件、記錄、實物和現(xiàn)場的介紹和接待。接受審核時主動提供，作為客觀證據(jù)，證明自己的體系符合性和有效性。

3.2.2 現(xiàn)場回答審核員提出的問題，補充提供客觀證據(jù)。滿足審核方要求。

3.3 陪同人員和接受審核人員的培訓(xùn)

3.3.1 把審核計劃事先通知這些人員，做簡單的培訓(xùn)。時間不超過1小時。如有什么問題，請他們事先提出來，培訓(xùn)要做培訓(xùn)記錄。

3.3.2 認(rèn)識上再統(tǒng)一一下職責(zé)分工。體系什么要素由誰負(fù)責(zé)代表公司提供證據(jù)（矩陣表中行和列交叉點中負(fù)責(zé)部門）？那個職能部門由誰負(fù)責(zé)？這些接待人員準(zhǔn)備提供證據(jù)匯集起來，是否能充分證明體系的符合性和有效性。

3.3.3 溝通一下，實際上，建立體系的時候已經(jīng)明確了3.3.2條內(nèi)容。只是臨時再強調(diào)、提醒一下，達(dá)到溝通的目的。同時，讓大家相互知道通訊聯(lián)系的方式和信息，如，辦公地點、座機和手機號碼等，以便到時候可以有效溝通。

4 迎接評審的思想動員

4.1 讓員工知道在合適的時候，通過一定的方式，讓全公司員工知道，某時間段內(nèi)會接受什么審核。

4.2 懂得如何接待

4,.2.1 要求每個員工（至少接受審核時在崗位上的那些員工，包括管理和技術(shù)人員），都要認(rèn)定自己的工作范圍。準(zhǔn)備好，第3.2條的內(nèi)容。譬如，能回答自己負(fù)責(zé)的工作，執(zhí)行的文件，選擇好典型的證據(jù)材料，證明自己所做工作符合標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和顧客的要求，達(dá)到目標(biāo)要求。事先準(zhǔn)備好提供的證據(jù)。當(dāng)審核員要求您展示證據(jù)時，可以提供哪些證據(jù)？譬如，標(biāo)準(zhǔn)、公司文件（程序、作業(yè)指導(dǎo)書）、記錄等。

4.2.2 預(yù)計審核時會提出什么問題？應(yīng)當(dāng)如何回答。

4.3 每個員工應(yīng)能回答一些共性的問題

每個員工都有可能被審核到，因此，除了準(zhǔn)備自己負(fù)責(zé)的工作范圍的問題以外，還必須確定一些共同需要認(rèn)知的問題。應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核目的來確定，其中譬如：

4.4.1ISO9001標(biāo)準(zhǔn)第5.5.2.c）要求，“確保整個組織滿足顧客要求意識的提高”。員工要知道自己做什么工作。這個工作的要求是什么？執(zhí)行什么文件？

4.4.2 第6.2.2.d）條，“確保員工認(rèn)識到，他們工作的重要性和相互關(guān)系，以及他們是如何為了實現(xiàn)公司質(zhì)量目標(biāo)而做貢獻(xiàn)的?！眴T工應(yīng)當(dāng)知道自己所的工作的接受者是誰？包括外部的和內(nèi)部的顧客是誰？我的工作中的關(guān)鍵是什么？測量什么目標(biāo)？達(dá)到的情況如何？我是如何滿足這些要求的。

4.4.3 如果是TS16949的話，員工還要結(jié)合自己工作懂得一些統(tǒng)計技術(shù)的基本概念。譬如，什么是變差、引起變差的普通原因、特殊原因，什么叫過度干涉、控制不足等。能結(jié)合工作，加以解釋更好。

5 迎接審核

5.1 首次會議。正常審核的第一天，會舉行半小時不到的首次會議。由審核方主持。公司領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表、各個有關(guān)職能接待人和陪同人員要參加。會議出席人員職務(wù)和姓名要向?qū)Ψ教峤坏摹?/p>

5.2 按照計劃執(zhí)行審核。每個部門由接待人負(fù)責(zé)接待。涉及其他部門需要提供的證據(jù)，通過陪同人員溝通，及時提供。

5.3搞清楚不符合的事實。如果審核員認(rèn)為有不符合項時，應(yīng)當(dāng)搞清楚事實是什么？依據(jù)什么準(zhǔn)則說不符合？便于采取糾正措施。

5.4 在末次會議前溝通好如何關(guān)閉不符合報告。要把糾正措施方案，計劃完成日期（最長不超過三個月），糾正措施執(zhí)行后提供哪些客觀證據(jù)才能關(guān)閉不符合報告，和審核員討論一致。

5.5 利用審核機會，向外審人員學(xué)習(xí)，提高自己。

6 幾個具體問題

6.1 并不是審核員提出的問題都必須回答，員工只需要回答自己職責(zé)范圍內(nèi)的問題。接受審核時，每個人就在本崗位上正常工作。見面笑臉相迎。當(dāng)審核員提出問題，應(yīng)禮貌而又切合實際地回答。但只回答自己所做的，或者自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的問題。其他問題，禮貌地告訴他?！斑@不是我負(fù)責(zé)的”。如果再問，婉言相告，“請問我的上司”，或由陪同人員幫助解決。

6.2 建議公司領(lǐng)導(dǎo)不要給員工施加任何壓力。不要制定一些和個人利益有關(guān)的政策。譬如，誰吃到一個不符合報告，會如何，如何，甚至加以懲罰。實踐證明，每當(dāng)員工遇到這樣的壓力，往往會掩蓋不符合項。只要不符合客觀存在，將來一定會出問題，結(jié)果可能引起重大損失。應(yīng)認(rèn)識到，員工工作沒做好，大多原因不在個人，而是系統(tǒng)。包括由于當(dāng)事人的能力、或者疏忽大意引起的質(zhì)量事故，主要原因還在系統(tǒng)，不在個人。至少，沒有把合適的人放在合適的崗位上，是公司值得改進(jìn)的地方。

6.3 不應(yīng)當(dāng)做專門的特殊安排。如果您已經(jīng)建立和有效執(zhí)行了質(zhì)量管理體系的話，任何人來檢查，除陪同人員和相應(yīng)滿足對方要求外，其他不需要做什么特殊的“應(yīng)急”準(zhǔn)備。譬如，不要專門布置大掃除，因為，您平時就這樣很干凈、整潔；不需要張貼什么標(biāo)語，正說明沒有什么特殊安排。讓顧客、認(rèn)證方相信，這就是他們所要看到的體系運行的真實情況。

6.4 迎接前不久發(fā)現(xiàn)體系有不符合問題如何辦？公司的體系應(yīng)當(dāng)有渠道，例如，在《糾正措施程序》中能讓員工提出問題，或者提出合理化建議的程序等?；蛘?，公司可以安排一些有重點的內(nèi)審，針對不符合問題開出不符合報告，按照標(biāo)準(zhǔn)要求采取糾正措施，編制計劃，按照計劃執(zhí)行。外審時，只要計劃如期執(zhí)行，外審不應(yīng)當(dāng)開不符合報告了。針對不符合問題，不要布置下屬采取不正當(dāng)手法來應(yīng)付外審，更不提倡弄虛作假。領(lǐng)導(dǎo)這樣做，暗示下屬，也可以對您這樣做，結(jié)果往往自己害自己。

6.5 如果發(fā)現(xiàn)準(zhǔn)備不充分怎么辦？把一個不成熟的體系展示給別人看了以后，要花十倍精力也難以挽回不良的印象。如有可能，請求延期進(jìn)行審核。

6.6 對不符合有不同看法如何辦？首先要認(rèn)定客觀事實?？紤]是否能進(jìn)一步提供客觀證據(jù)。如果事實符合實際，只是對是否不符合看法再不統(tǒng)一，尊重對方，可以先在審核員的不符合報告上簽名，不要爭辯。事后可以向認(rèn)證機構(gòu)提出意見，甚至可以投訴，要求他們重新判定。

6.7 不要錯過學(xué)習(xí)的機會。通常外審人員比我們要有經(jīng)驗，我們應(yīng)該利用這次機會，向他們請教。如果是認(rèn)證機構(gòu)，一般不會您應(yīng)當(dāng)如何做才能滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，但是，我們可以向他們請教如何正確理解標(biāo)準(zhǔn)要求。特別當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合，采取糾正措施的方案，能詳細(xì)一些好，便于關(guān)閉不符合報告。對顧客來審核，更應(yīng)當(dāng)利用這個機會了解顧客的需求和期望，以便滿足他們要求。

7 爭取一次通過檢查

什么叫“一次”通過檢查呢？譬如說，檢查發(fā)現(xiàn)一些問題。不管問題多大，多少，通常審核方會和公司討論，給出一些時間，一般認(rèn)證公司會給出最長容許三個月，讓被審核方做好糾正措施，把不合格項關(guān)閉掉。通過郵寄或者去認(rèn)證公司展示糾正措施有效的證據(jù)以后，就會推薦頒發(fā)證書的。

如果檢查發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性重大問題，認(rèn)證公司有可能再來一次，這就不算“一次”通過了。這樣，公司不但要多花錢，更重要的是名聲不好。會失去客戶對公司產(chǎn)品質(zhì)量的信任。發(fā)展下去，定單會轉(zhuǎn)給其他公司做了。公司沒有客戶，也就難以生存了。所以，審核是否能一次通過，對公司和員工都是切身利益相關(guān)的大事。

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