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四川ISO9000認證 關(guān)于ISO9001認證中如何對記錄和空白表單進行控制

   時間:2024-09-07 00:01:27     來源:華企認證咨詢網(wǎng)     作者:小認     瀏覽:900    評論:0    
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四川ISO9000認證 關(guān)于ISO9001認證中如何對記錄和空白表單進行控制

四川ISO9000認證 關(guān)于ISO9001認證中如何對記錄和空白表單進行控制

1、什么是記錄?記錄是闡明過程結(jié)果或者提供所完成活動的證據(jù)的文件(ISO9000第3.7.6條)。記錄為了滿足可追溯性要求,提供驗證糾正措施和預(yù)防措施的證據(jù)。因此,必須保留到認為沒有價值為止。

2、哪些記錄必須控制?通常根據(jù)如下三方面來考慮:

1)法規(guī)條例規(guī)定必須要保留做為客觀證據(jù)的;如食品安全需要的。

2)ISO9001規(guī)定必須要有的記錄;譬如,不合格品處理的。

3)顧客規(guī)定必須要有的記錄;譬如,和顧客簽訂合同中規(guī)定的。

4)組織自己認為必須要有的記錄。譬如,自己新工藝開發(fā)需要的。

3、記錄往往是填寫在空白的表單上的。凡是作為需要控制的記錄所用的空白表單也必須加以控制。因為,空白表單也是文件。根據(jù)什么說是文件?ISO9000:2000對文件的定義是,信息及其承載的媒介。如果一個空白的表單,要求填寫質(zhì)量數(shù)據(jù),成為記錄。您所記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)當是有用的數(shù)據(jù)。根據(jù)ISO9000定義,有用的數(shù)據(jù)就是信息,那么,記錄是文件,空白表單中有構(gòu)成記錄的信息,當然,也是文件。特別是,有的空白表單上還有指導(dǎo)如何填寫的信息,因此,空白表單就是文件。

4、為了確保記錄的正確,通常表單的填寫是用程序(或者作業(yè)指導(dǎo)書)來控制的。因此,凡是符合第3點所說的空白表單都應(yīng)當加以控制。其他的,不屬于質(zhì)量管理體系的范疇,如果其他體系有要求,那是另外討論的問題。

5、空白表單如何控制?只要得到受控目的,方式方法組織可以自己確定。表單和記錄控制涉及三方面:

1)既然空白表單是文件,就應(yīng)當滿足標準第4.2.3條要求。譬如,內(nèi)容充分性。確保有了這些內(nèi)容可以滿足可追溯性以及提供證據(jù)證明的需要。

2)空白表單版本標志。如果空白表單內(nèi)容有所變更,新老表單應(yīng)當能加以區(qū)別,以免誤用。因此,要有版本的識別標志。通常在表單的下面用年月日來表示該空白表單的編制年月日。如20071212。

3)表單填寫內(nèi)容成了記錄以后,應(yīng)當滿足標準第4.2.4條要求。譬如,必須便于識別和檢索。通常用流水帳上統(tǒng)一編號。譬如,部門(組、個人代號)加流水號。如果QW-1。表示質(zhì)量部門W的第一個記錄。

以上三方面控制方法是否一定用編號。用可以,不用,如果能夠達到標準可以識別的要求,也是可以的。方法很多。因為,標準無論對文件和記錄都只提出控制的要求,沒有一定要編號的要求。

6、空白表單的設(shè)計有講究的。傳統(tǒng)的等級式管理是各個部門設(shè)計各自的表單,要求別人來填寫。目的是為了控制別人;現(xiàn)代的管理,采用過程模式管理,根據(jù)過程來設(shè)計表單,各該職能在同一的表單上填寫各自有關(guān)的內(nèi)容,目的是為了向有關(guān)職能提供有用的信息。這兩種是決然不同的觀念和做法。后者可以少填寫一些共同的內(nèi)容,可以大大節(jié)約時間和發(fā)生錯誤的機會,提高工作效率。

7、還要說明,并不是所有記錄都必須采用表單的形式。不用表單也可以成為記錄,但還是要滿足標準第4.2.4條要求。

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